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会议是组织中的常见实践，但许多人都认为它们浪费了大量时间和精力。然而，在当今快速变化的商业环境中，会议仍然是有效沟通、共享信息、制定策略和决策的必要手段。

而现代技术，尤其是在线会议软件，为我们提供了更多选择和机会，以便更高效地开展会议。本文将提供一系列优化会议的技巧和建议，帮助您利用现代技术和最佳实践，从而确保会议能够实现预期的目标和价值。

(资料图)

01 One

如何召开有效的商务会议 [及其重要性]

一次成功的会议能够激发团队中个别成员可能无法单独思考的创意。结构化的会议通过专注于集思广益、解决挑战和创造价值，创造出高效的团队协作。

如果公司不花时间和精力改进会议的召开方式，那么据专家计算，只有一半的会议时间会被有效利用。而在一次糟糕的会议之后，参加者可能会因此失去更多高质量的工作时间。

无效的会议会降低生产力，浪费资源，并可能降低员工的积极性和工作满意度。因此， 改善会议效率是提高团队表现和员工满意度的关键步骤。

02 Two

如何召开有效的团队会议

据《纽约时报》报道，一次有效的会议必须包括以下三个要素： 议程、时间限制和行动计划。

一、议程

议程应简洁明了地概述需要讨论的主题，并解释会议的目的和讨论内容。议程应该在会议开始前发送给参会者，最好将其包含在会议邀请中，以便参会者提前做好准备。

二、时间限制

合理的时间限制是召开高效会议的关键。以下是不同类型会议的建议时间限制：

•标准团队会议：15-30分钟

•项目回顾会议：每周30分钟

•头脑风暴会议：40-60分钟

•战略会议：60-90分钟

•决策会议：2小时到一整天

•一对一会议：30-60分钟 会议的开始时间应准时，不应等待迟到者，并且应在规定时间内结束。这样可以尊重参会者的时间表，让他们尽快回到工作中。

三、行动计划

行动计划列出了实现目标的后续步骤，包括负责人和截止日期。分配后续步骤可以帮助参会者掌握实现目标的所有权。

召开高效会议的公司有一些共同点，包括：

•按时开始和结束会议；

•为每个议程项目分配合适的时间；

•只邀请相关人员参会；

•制定实现目标的计划。

这只是一个开始。领导者可以通过在流程中添加上下文来将高效的会议变成真正有效的会议。例如：

1.确保会议是必要的。 会议并不是唯一的协作方式。使用电子邮件、聊天、内部网站和其他异步工具也可以进行信息共享和讨论。在决定举行会议之前，请确保它是完成任务的最佳方式之一，比如做决策、规划项目、制定目标等。

2.邀请能够做出贡献的团队成员。 邀请那些可以为会议带来不同观点、先进知识或丰富经验的人参加会议。这样可以让参与者从不同的角度看待问题，从而达到更好的效果。

3.让参与者完全专注于会议。 避免多任务处理，让参与者全神贯注地参与会议。如果参与者有紧急且时间敏感的任务需要完成，请允许他们先完成该任务，然后再重新加入会议。

4.考虑好会议时间。 在安排会议时间时要考虑参与者的时间表，特别是在远程工作时代。如果必须安排会议时间，最好提前联系可能需要重新安排日程才能参加的人。同时，要注意在一天结束时安排解决问题的会议，可以激发疲劳的头脑，看到更多的机会和解决方案。

5.鼓励公开讨论。 让参与者感觉会议是一个安全的场所，可以探讨不同的想法。领导者可以通过为小组成员设置非判断性基调、让好奇心主导、通过开放式问题促进深入讨论等方式建立信任。

6.产生可共享的结果。 一次好的会议会产生切实的成果，例如决策、行动计划、想法列表、待办事项或目标、角色和职责以及后续步骤。这些成果可以记录下来并在整个组织中轻松共享，以提高工作效率。

03 Three

策划有效会议议程的 6 个步骤

无论您是想学习如何召开有效的商务会议，为您的团队创建头脑风暴会议，还是想弄清楚如何召开成功的在线会议，他们都从编写议程开始。

这六个步骤概述了如何编写有效的会议议程：

1.确定会议的目的。 明确会议的目的，并确保参与者明白为何需要召开会议。议程项目应围绕会议目的展开。

2.征求参与者的意见和想法。 在会议开始之前，让团队成员参与制定议程，征求他们的意见和想法。询问他们想讨论的话题或者需要回答的问题，以确保会议满足他们的需求。将所有相关反馈包含在议程中。

3.阐明议程项目的目的。 将每个议程项目表述为一个问题，并确定每个项目的目的，例如共享信息、获取输入或做出决策。在议程上记录每个项目的目的，让参与者更好地理解每次讨论的目标。

4.估计议程项目所需时间。 将总会议时间分配给所有议程项目，并根据需要分配更多时间给某些项目。这有助于简化沟通并确保会议按计划进行。

5.确定参与者的角色。 除了主持人外，还应让其他人有机会主持讨论。决定谁来处理哪些议程项目以及谁来做会议记录。

6.留出时间进行后续步骤。 在会议结束时，预留时间回顾讨论、结论和决定，并确定下一步行动。例如，在 Ninety 召开的会议中，程序会自动向参与者发送一封回顾电子邮件，详细说明所讨论的内容以及下次会议之前需要解决的行动项目。

04 Four

你如何召开有效的会议？

1.实现会议的真正价值。 会议的价值远不止于信息共享，它可以用来做出决策、制定行动计划、激发协作等等。为了实现特定目标，要充分利用会议的潜力。

2.适应混合工作场所的会议。 在混合工作场所中，协调会议时间和方式至关重要。视频会议可以让每个参与者都能平等地被看到和听到。要确保每个人都能参与和受益。

3.清晰的角色分配。 将会议目的和每个参与者的角色告知所有人，以鼓励他们更好地参与讨论和决策。为每个议程项目分配具体角色，例如主持人、记录员等，以确保所有任务得到处理。

4.认真对待会议时间。 始终准时开始会议，以避免等待和时间浪费。在议程上设置每个项目的时间，以确保会议如期举行并节省时间。

5.使用平均注意力范围。 将每个议程项目限定在十分钟内，以充分利用人们的注意力时间，并分配行动项目。在必要时，可以在会议结束后回到之前的议程项目。

6.鼓励积极倾听。 创造一个舒适的环境，减少干扰，问问题以帮助人们做好积极倾听的准备。

7.使用小组处理议程项目。 将议程项目分配给小组，有助于加强协作和让每个人更加投入。每个小组应该有不同的领导者和角色，以确保所有任务得到处理。

8.充实行动计划。 会议的最终目标是制定行动计划，包括后续步骤、角色和职责、进度检查、结果截止日期以及任何其他能让参与者专注于成功的事情。九十可以帮助你在整个会议期间完成这个目标。

9.征求反馈。 在每次会议结束后，征求参与者的反馈，评估会议的有效性并记录响应。这些反馈可以提供有价值的信息，帮助规划未来的有效会议。

10.取消不必要的会议。 取消不必要的会议，并只将真正有意义的会议添加回您的日历。同时，确保每次会议都遵循上述提示。

05 Five

如何召开成功的在线会议

在线会议仍然是会议，但有所不同：它们依靠技术来促进会议，最显着的是视频会议。要举行富有成效的在线会议，参考以下：

• 在会议开始前解决视频会议软件的任何技术问题。 检查音频和视频是否正常工作，以及互联网连接是否可靠。

• 确保所有电话和其他设备都处于静音状态。 即使是来自短信或电话的通知声音也会破坏某人的认知能力。或者，考虑完全禁止它们。人们将有机会在休息时检查它们。

• 会议规模很重要。 研究人员发现，团队规模会影响一个人在任何会议期间的反应质量，尤其是在视频会议期间。这就像旁观者效应。根据哈佛商业评论的研究，最有效的会议只有五到八个人。

• 考虑要求参与者启用视频和音频，因此他们更有可能保持积极参与。

• 考虑录制在线会议，让所有人更容易访问这些会议。 录音可用于事后回顾会议、转录笔记，以及作为公司媒体演示的源材料。